Cosa significa automatizzare un processo aziendale
Un processo è una sequenza di attività che trasforma informazioni, richieste o risorse in un risultato.
Automatizzarlo significa fare in modo che una parte di queste attività venga eseguita dai sistemi con un intervento umano ridotto o più mirato.
L'automazione può riguardare:
- ✓ trasferimento di dati;
- ✓ controlli;
- ✓ notifiche;
- ✓ approvazioni;
- ✓ elaborazione di informazioni;
- ✓ gestione documentale;
- ✓ aggiornamento di sistemi;
- ✓ generazione di output;
- ✓ coordinamento tra applicazioni.
L'AI introduce una possibilità ulteriore: il sistema può anche interpretare le informazioni prima di eseguire l'azione prevista.
Come automatizzare i processi aziendali?Quali processi aziendali si possono automatizzare
Non esiste un elenco valido per tutte le aziende.
Alcuni processi, tuttavia, presentano caratteristiche che li rendono particolarmente interessanti.
Attività ripetitive
Se un operatore esegue continuamente la stessa sequenza di operazioni, esiste spesso un'opportunità di automazione.
Inserimento dati
La duplicazione manuale delle informazioni tra sistemi è una delle attività più facilmente automatizzabili.
Gestione documentale
Fatture, ordini, richieste, contratti e altri documenti possono essere acquisiti, classificati e interpretati automaticamente.
Ordini e preventivi
La raccolta delle richieste, l'elaborazione delle informazioni e alcune attività successive possono essere organizzate in workflow automatici.
Customer service
Le richieste ricorrenti possono essere classificate e indirizzate automaticamente, lasciando agli operatori le situazioni più complesse.
Logistica
Ordini, disponibilità, ubicazione delle merci, pianificazione del picking, aggiornamenti e comunicazioni possono essere collegati all'interno di flussi automatizzati.
Scopri quali processi ottimizzare.Come capire se un processo è adatto all'automazione
Frequenza
Quanto spesso viene eseguita l'attività?
Un'operazione eseguita centinaia di volte al giorno presenta un potenziale diverso rispetto a un'attività occasionale.
Volume
Quanti dati o documenti devono essere gestiti?
Più elevato è il volume, maggiore può essere il beneficio derivante dall'automazione.
Complessità
Il processo segue regole chiare oppure richiede interpretazione e giudizio?
Questo elemento aiuta a capire se è sufficiente un'automazione tradizionale oppure se può essere utile l'AI.
Sistemi coinvolti
Quante applicazioni devono comunicare tra loro?
La presenza di ERP, CRM, gestionali e database diversi rende particolarmente importante progettare correttamente le integrazioni.
Come automatizzare un processo aziendale con l'AI
Un progetto efficace può essere sviluppato attraverso alcune fasi fondamentali.
1. Analizzare il processo
Bisogna prima capire come il processo viene realmente eseguito, non come dovrebbe essere eseguito sulla carta.
2. Individuare le attività automatizzabili
Si identificano passaggi ripetitivi, trasferimenti di dati, controlli e attività dove l'AI può interpretare informazioni.
3. Progettare il workflow
Si definisce cosa deve fare il sistema, quando deve farlo e quando deve invece intervenire una persona.
4. Integrare i sistemi
L'automazione deve poter comunicare con le applicazioni utilizzate dall'azienda.
5. Misurare il risultato
Tempo, errori, produttività, costi e qualità del processo devono essere confrontati prima e dopo l'intervento.
L'obiettivo non è automatizzare il maggior numero possibile di attività.
È automatizzare quelle che generano il maggiore valore.
AI, automazione tradizionale e RPA: quali differenze
L'automazione tradizionale segue generalmente regole definite.
La RPA, acronimo di Robotic Process Automation, può replicare attività operative eseguite normalmente da un operatore su applicazioni e interfacce.
L'AI aggiunge capacità di interpretazione e analisi.
Per esempio, un'automazione tradizionale può trasferire un dato da un sistema all'altro.
Un sistema basato sull'AI può invece leggere un documento, interpretarne il contenuto, estrarre le informazioni rilevanti e avviare il workflow appropriato.
La scelta dipende quindi dal processo.
Non tutto ciò che può essere automatizzato necessita dell'intelligenza artificiale.
Richedi un’analisi gratuitaQuanto costa automatizzare un processo aziendale
Non esiste un prezzo standard.
Il costo dipende principalmente da:
- • complessità del processo;
- • numero di sistemi coinvolti;
- • qualità e disponibilità dei dati;
- • livello di personalizzazione;
- • necessità di integrazione;
- • tecnologia utilizzata;
- • requisiti di sicurezza e controllo;
- • numero di utenti e volumi gestiti.
Un'automazione semplice può richiedere un investimento contenuto.
Un processo che coinvolge ERP, CRM, documenti, AI e più workflow richiede invece una progettazione più articolata.
La domanda corretta non è quindi soltanto "quanto costa?".
È:
quanto valore genera rispetto all'investimento necessario?
Prenota ora la tua analisi gratuitaCome calcolare il ROI dell'automazione
Il ritorno può essere valutato considerando diversi elementi.
Risparmio operativo
Quanto tempo viene recuperato eliminando attività manuali?
Tempo recuperato
Quante ore possono essere destinate ad attività a maggiore valore?
Riduzione degli errori
Quanto costano oggi errori, correzioni e rilavorazioni?
Payback
In quanto tempo il beneficio economico consente di recuperare l'investimento?
Una valutazione corretta deve considerare l'intero processo e non soltanto il costo del software.
Analizziamo i tuoi processiGli errori da evitare
Automatizzare un processo inefficiente
Automatizzare un processo progettato male significa spesso rendere più veloce anche l'inefficienza.
Creare automazioni isolate
Un'automazione che non comunica con gli altri sistemi può generare nuovi silos informativi.
Non considerare le persone
I processi aziendali coinvolgono competenze, responsabilità e decisioni. L'automazione deve chiarire il ruolo delle persone, non ignorarlo.
Scegliere la tecnologia prima del problema
Il software dovrebbe essere una conseguenza dell'analisi, non il punto di partenza.
Da quale processo iniziare
Una buona strategia consiste nell'individuare un processo che presenti contemporaneamente:
- ✓ elevata frequenza;
- ✓ attività manuali significative;
- ✓ volumi importanti;
- ✓ errori o inefficienze misurabili;
- ✓ impatto diretto sui costi o sulla produttività;
- ✓ possibilità concreta di integrazione con i sistemi esistenti.
Questo permette di creare un primo progetto con obiettivi misurabili.
Analizziamo i tuoi processiQuando serve una soluzione su misura
Le piattaforme standard possono essere sufficienti quando il processo è semplice e relativamente uniforme.
Una soluzione su misura diventa interessante quando:
- ✓ il processo rappresenta una caratteristica specifica dell'azienda;
- ✓ sono coinvolti più sistemi;
- ✓ le regole operative sono particolari e personalizzate;
- ✓ occorre integrare AI e applicazioni esistenti;
- ✓ il processo deve evolvere nel tempo.
In questi casi una soluzione di automazione AI su misura può servire a collegare gli strumenti già presenti e a farli lavorare insieme in modo più efficace.
L’obiettivo è valorizzare ERP, CRM e altri software aziendali esistenti attraverso integrazioni, automazioni e funzionalità aggiuntive, adattandoli ai processi specifici dell’azienda. La sostituzione diventa necessaria solo quando i sistemi standard non offrono sufficienti possibilità di personalizzazione, integrazione o adattamento.
Analizziamo i tuoi processiDall'analisi alla realizzazione
Automatizzare bene significa partire dal processo, definire l'obiettivo e scegliere successivamente la tecnologia.
Un percorso strutturato consente di:
- ✓ comprendere il processo attuale;
- ✓ individuare le inefficienze;
- ✓ selezionare le attività da automatizzare;
- ✓ stimare investimento e benefici;
- ✓ progettare l'architettura;
- ✓ integrare i sistemi;
- ✓ misurare i risultati.
Se vuoi capire quale processo della tua azienda presenta oggi la maggiore opportunità di automazione, il primo passo è analizzarlo.
Cloudhero può aiutarti a trasformare questa analisi in una roadmap concreta, dalla prima opportunità di automazione fino alla realizzazione della soluzione.
Analizziamo i tuoi processi